January 24, 2022

File Tickler Tidak Hanya Mengembalikan Meja Anda, Ini Mencegah Tugas Jatuh Melalui Celah

Tidak peduli seberapa terkomputerisasinya Anda, akan tetap ada kertas — memo untuk didiskusikan dalam rapat, proposal untuk ditinjau, hal-hal untuk dibaca, tagihan yang harus dibayar. Sebagian besar dari kita memiliki tumpukan dan tumpukan kertas saat ini di meja kita. Kami meninggalkan kertas di depan mata untuk akses cepat atau untuk judi online mengingatkan kami untuk menindaklanjuti. Jelas, kami tidak dapat mengajukan hal ini karena masih aktif. Jadi kami meninggalkannya di meja, di depan mata, jadi kami tidak lupa.

Masalahnya, metode ‘meninggalkan di depan mata’ segera menjadi bumerang — beberapa kertas berubah menjadi tumpukan, lalu beberapa tumpukan –sekarang satu-satunya yang bisa Anda lihat adalah lapisan atas. Bagi kebanyakan orang, ini menyebabkan file hilang, waktu terbuang, tenggat waktu terlewat, dan stres. Bukankah lebih bagus jika ada sistem untuk menjaga kertas saat ini dekat, namun terorganisir — dan merebut kembali meja Anda sebagai permukaan kerja?

Ada sebuah sistem, dan itu disebut file tickler. Saya telah menggunakan satu selama bertahun-tahun dan saya tidak tahu bagaimana saya bisa berhasil tanpanya. Ini adalah file akordeon sisi terbuka dengan 43 slot — 31 diberi nomor untuk hari dalam sebulan, diikuti oleh 12 slot berlabel Januari hingga Desember. Slot 1-31 selalu digunakan untuk menyimpan kertas untuk bulan berjalan; slot 12 bulanan adalah untuk bulan-bulan mendatang. Misalnya, selama bulan Maret, slot bernomor menyimpan kertas untuk bulan Maret, sesuai dengan hari di bulan ketika Anda akan bertindak pada setiap kertas. Setiap hari, hal pertama di pagi hari, Anda mengeluarkan kertas di slot hari itu dan juga memeriksa slot beberapa hari berikutnya untuk melihat apa yang akan terjadi.

Pada akhir Maret, slot 1-31 kosong, dan siap menampung surat-surat April. Sekarang Anda akan menghabiskan beberapa menit untuk melakukan ritual bulanan: Keluarkan semua kertas dari slot “April”, lihat kapan jatuh tempo, dan masukkan ke dalam slot 1-31 hari yang sesuai. Arahan ke pertemuan pada 7 April dimasukkan ke dalam slot 7. Agenda rapat 14 April masuk slot 14. Beberapa item harus dimasukkan lebih awal — ide hadiah ulang tahun untuk teman yang ulang tahunnya pada tanggal 20 harus dimasukkan ke dalam slot 10 – ini memberi Anda waktu untuk berbelanja dan mengirimkan hadiahnya.

Sementara beberapa orang menggunakan file akordeon standar, saya tidak merekomendasikannya karena sangat sulit untuk melihat apa yang ada di dalamnya. File tickler yang bonafide jauh lebih baik karena terbuka di kedua sisi, sehingga lebih mudah untuk membuka dan melihat isinya. Anda dapat membukanya sepenuhnya di atas meja atau di pangkuan Anda. Saya perhatikan bahwa orang-orang yang kehilangan sesuatu di file tickler mereka adalah mereka yang menggunakan folder akordeon alih-alih file tickler asli.

File tickler awalnya dirancang untuk orang-orang yang memiliki banyak aktivitas tindak lanjut yang sensitif terhadap waktu, seperti staf penjualan. Tapi itu hanya sebagian kecil dari potensi alat ini. File tickler dapat menyimpan memo di mana Anda sedang menunggu tanggapan, panggilan telepon untuk kembali pada tanggal tertentu, tagihan untuk membayar (mengajukan mereka beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo), keputusan yang harus Anda buat pada tanggal tertentu (jika Anda pergi seminar, Anda harus mendaftar terlebih dahulu), proyek yang akan Anda mulai bulan depan, rencana perjalanan dan tiket pesawat, kartu ucapan yang akan dikirim, tiket dry cleaning, hal-hal untuk diberikan kepada teman yang akan Anda lihat pada hari tertentu, dan segera.

Sekarang Anda dapat menggunakan meja Anda sebagai permukaan kerja lagi, menggunakannya hanya untuk apa yang sedang Anda kerjakan saat ini. Segala sesuatu yang lain memiliki rumah di file tickler, tergantung pada tanggal Anda akan membutuhkannya. Setelah Anda mulai berpikir seperti ini, Anda akan menemukan semakin banyak kegunaan untuk file tickler Anda. Untuk menambah ketenangan pikiran, buat catatan di kalender Anda – apakah itu kertas atau elektronik – untuk barang-barang penting yang peka waktu. (Jika Anda tidak memiliki cukup kertas untuk menjamin 31 slot untuk setiap hari dalam sebulan, buat versi yang lebih sederhana dengan 4 folder file gantung, satu untuk setiap minggu dalam sebulan.)

Orang-orang bertanya kepada saya bagaimana saya ingat untuk melihat file tickler saya setiap hari. Saya tidak mungkin tidak melihat – saya tidak dapat berfungsi tanpanya. Hanya dibutuhkan sedikit disiplin untuk memulai, sama seperti kebiasaan baik lainnya.

Detik yang diperlukan untuk memasukkan kertas ke dalam file tickler tidak ada apa-apanya dibandingkan dengan jam yang akan Anda hemat setiap minggu – dan stres yang akan Anda hindari. Anda tidak akan lagi membuang waktu mencari kertas. Anda akan berada di atas segalanya karena Anda dapat melihat apa yang akan terjadi. Anda akan bertindak sebelum waktunya, bukan pada menit terakhir. Anda akan menemukan diri Anda secara otomatis meraih file tickler Anda berkali-kali setiap hari. Ini akan membuat hidup Anda jauh lebih mudah, Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda mengaturnya tanpanya.